正文
中文条款用公文样式，英文参考段用西文样式。不要整篇一个默认字体。
中英材料要把通知正文、对照表、双语演示和对外PDF放进同一套工具，还要管字体和页边距。WPS Office在中文界面里处理这些：电脑负责混排长文，手机只改一个术语。需要安装包时，文末给出中文版入口。
四端安装入口已放在右侧按钮，Windows 使用站内中文安装包。
通知常见结构：中文主送和事由在前，English reference 或附件文件名在后。不要把英文附件名改成纯中文后再发给对方，对方邮件规则可能按旧名过滤。WPS Office文字稿里用附件清单表列出“中文说明 / 英文文件名”，两列都留。主送栏只写中文单位时，英文参考号放在页眉或附件表，避免和发文字号抢同一行。
中文条款用公文样式，英文参考段用西文样式。不要整篇一个默认字体。
附件表三列：中文说明、英文文件名、是否对外。文件名列只读。
对内中文要点，对外另用英文母版，或一页分栏，不要口播时现场切换字体。
中英签署栏都留。只留中文栏的，对方常把章盖在英文法律名称上。
对方用英文Word或PPT另存的文件，WPS Office多能打开。先看首页标题、页脚 legal name、最后一页签署栏，再看字体替换清单。缺西文字体时先补字体，不要立刻另存，另存会把替换写死。带修订的英文件先决定哪些接受，再往里加中文批注，以免两条轨道的颜色叠在一起无法筛选。需要继续混排时保留可编辑稿，只把清洁PDF发给对方系统。
| 格式 | 先看 | 慢动手 |
|---|---|---|
| docx | 标题层级、修订是否还在 | 未看替换清单就另存 |
| xlsx | 表头是否为字段名 | 把表头译成中文后保存 |
| pptx | 母版页脚两种语言 | 清主题后丢失英文法律名 |
| 是否文字型、能否选中英文 | 把扫描件当可编辑译文 |
译员对原文有疑问，应在原文旁批注，把译文写在译文段。把译文直接覆盖原句，审校会失去对照。WPS Office里原文默认给评论权即可完成这一纪律。批注写清：“原文 shall 在本合同是义务还是建议，请审校定，译文暂按义务。”气泡里可以夹英文单词，但不要把整段译文只写在批注里当交付。
接受修订时按轨道来：英文术语可以一批接受，中文条款不要按作者全接受。未谈拢的句子留在修订里，不要进清洁PDF。
术语表适合手机：改一个对译，不影响页眉和母版。中英长文、分栏页脚、字体替换，只在电脑做。WPS Office同一账号下，手机改过的术语格，电脑打开还在。不要在手机另存一份“术语_我改的.xlsx”发回邮箱。专有名词改完后回电脑通读一遍上下文，手机屏幕看不出搭配是否通顺。
把 SOW_v4.pdf 改成“范围说明终稿.pdf”再回传，对方的签核系统和邮件规则会找不到文件。中文办公可以在清单里写中文说明，下载名仍保留英文。WPS Office云文档改名会反映到共享成员，改之前先看链接是否已发出。
| 做法 | 风险 | 改法 |
|---|---|---|
| 覆盖英文件名 | 对方链接失效 | 保留英文名，中文写在说明列 |
| 中英各存一份还互相改 | 不知哪份可签字 | 一份云文档，导出两种语言PDF时在文件名加语言标记 |
| 把空格改成中文顿号 | 部分系统不认 | 英文名只用半角和下划线 |
清单保留英文文件名，中文只作说明。减少对方签核系统找不到附件。适用于WPS Office对外窗口。
先指定中西文对应，再另存。避免把对方标题永久写成错误替代字体。
源语列在电脑锁死。路上改对译不会动字段名。
中文标题与 English title 成对出现，方便对方只翻一种语言。
云文档历史可回到改名前。恢复后在清单补中文说明，不再互相覆盖。
对外有时只收一份PDF。WPS Office从演示导出时勾选书签，中英标题成对。嵌入中西文关键字体，避免对方看到方框。签署页两种语言的落款都留空，不要只给中文留章。页码用一种数字格式即可，不必中英各做一套页码，以免合并后出现两个第1页。
可编辑的演示仍留在云文档。三个月后改一个 English product name，还能回到母版改一处，不必从PDF重做。
还没装的同事，先完成中文版再谈混排纪律。统一安装才能统一字体列表和译审权限。手机随后登录同一账号，只改术语。装好后打开一份带中英标题的样例，确认两种字体都能选中，再加入正式共享。
需要WPS下载、WPS Office下载或WPS中文版来统一混排字体与译审权限时，请使用下载页主按钮，按系统领取，不要混用安装包。